En tant qu’organisateur d’événements, vous devez penser à un million de choses. L’inscription aux événements est l’une d’entre elles. C’est une de vos priorités, bien sûr, mais cela peut prendre beaucoup de votre temps.

Parlons donc du logiciel qui gère l’enregistrement et la billetterie.

Que font les sites d’enregistrement en ligne ?

Ils peuvent vous faciliter la vie à bien des égards.

Tout d’abord, créer un formulaire d’inscription à partir de rien n’est pas simple du tout. Vous aurez toujours besoin d’un site web pour l’événement, mais vous n’aurez pas à vous soucier de la billetterie seulement de la promotion.

Deuxièmement, la plupart de ces sites s’intègrent assez facilement à WordPress et à des plateformes comme Facebook et LinkedIn.

Mais bien sûr, il y a aussi beaucoup d’autres choses.

Mais maintenant les sites de réservation sont devenus extrêmement courants, ils rivalisent tous pour offrir aux organisateurs le plus d’avantages possible.

Examinons les plus importantes d’entre elles.

Quand faut-il utiliser un site d’enregistrement en ligne ?

Réponse courte : quand vous n’avez pas le temps. Et si, comme la plupart des organisateurs d’événements, vous êtes toujours en train de courir ici et là, cela vaut la peine d’analyser les avantages offerts par ces sites.

1. Formulaire d’inscription

Le logiciel d’inscription aux événements permet à vos invités de s’inscrire facilement à votre événement. Ils vous fourniront des modèles qui sont rapides et faciles à remplir.

2. Options de personnalisation

Si le formulaire standard ne vous satisfait pas, vous pouvez le personnaliser. Rien de trop technique. Les options de glisser-déposer sont monnaie courante.

3. Données des invités

Ces sites peuvent vous aider à collecter des données qui vous seront utiles à l’avenir pour promouvoir vos événements. D’autres vous aident même à les analyser – vous pouvez apprendre beaucoup de choses avec cette fonctionnalité.

4. Base de données des invités

En plus des données sur les invités, certains sites proposent également une base de données intégrée de tous les invités. De cette façon, vous ne devez collecter leurs informations qu’une seule fois.

5. Option multilingue

Si vous organisez un événement qui attire un public international, il est bon de fournir tous les détails dans plus d’une langue. Ces sites peuvent s’en charger.

6. Monnaies multiples

Il en va de même pour les monnaies. Il suffit d’un bon site pour que vous n’ayez plus à y penser.

7. Options de paiement

Bien que la plupart des gens effectuent des paiements en ligne par carte de crédit, il existe également d’autres options. La plupart des sites d’enregistrement permettent aux clients de payer avec PayPal.

8. Réservation de sièges

Si vous organisez un événement avec des sièges, il est bon de permettre à vos invités de réserver leurs propres sièges. Certains sites proposent même un plan de la disposition des sièges.

9. Option “Copier l’événement”

Les organisateurs plus expérimentés peuvent utiliser ces sites pour copier les données d’un événement d’un simple clic – cela vous fera gagner beaucoup de temps.

10. Outils de marketing

La plupart des sites populaires offrent de nombreux outils de marketing qui s’avéreront extrêmement utiles. Beaucoup de ces outils peuvent être automatisés, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.

11. marketing par courriel

L’un des outils de marketing les plus courants proposés par ces sites est le marketing par courrier électronique. Vous pouvez même importer des listes de diffusion préexistantes dans le système et envoyer un message à tous les abonnés.

12. Intégration d’applications

Un bon système d’enregistrement peut vous éviter d’acheter des logiciels plus coûteux. Mais que faire si vous disposez déjà d’un système de gestion des clients ? Les sites de qualité s’intègrent parfaitement aux logiciels courants de marketing et d’enregistrement des clients.

13. Enregistrement des invités

Les sites les plus populaires disposent également d’un système d’inscription sur place que vous pouvez utiliser pour enregistrer les invités. Dites adieu à la paperasse et au stress.

14. Aspect personnalisable

Si vous disposez d’un budget limité, recherchez un site qui vous permet de personnaliser la mise en page. Ainsi, vous ne devez même pas investir de l’argent pour obtenir un design unique pour votre site web.

15. Réductions sur les billets

Une partie de votre stratégie de marketing pourrait inclure des réductions pour les personnes qui viennent pour la première fois : un excellent moyen de lancer la vente de billets. Un bon site vous permettra d’offrir des remises et des codes promotionnels.

16. Système de comptabilité

Tous les organisateurs d’événements savent que l’établissement d’un budget est une tâche difficile. Certains sites proposent des remises ainsi que des options de paiement, ce qui vous facilite la tâche.

17. Enquêtes

Enfin, vous devez rechercher un site qui vous permette d’envoyer des questionnaires à vos invités, avant et après l’événement. De cette façon, vous pourrez optimiser votre futur événement en fonction de leurs commentaires.

Quelques exemples de sites de qualité

Puisque nous ne faisons que parler de “sites de qualité”, il est bon de vous en montrer quelques-uns. Ainsi, vous n’aurez pas à passer la journée sur Google.

1. Événement intelligent

Event Smart est gratuit et propose également deux versions premium. Les fonctions gratuites comprennent les événements, les options de paiement, les utilisateurs, les formulaires d’inscription illimités et les commentaires.

2. Eventzilla

Eventzilla est un autre logiciel d’enregistrement gratuit pour les événements, qui prend une commission de 1 $ pour chaque billet vendu. Caractéristiques : enregistrement via un appareil mobile, questionnaire pour les participants et options de réduction.

3. Billetto

Vous vous souvenez des 17 fonctionnalités que nous venons de passer en revue ? Billetto offre un assortiment de fonctionnalités qui feront de votre événement un succès garanti.

Comment tirer le meilleur parti de l’inscription aux événements

Maintenant que vous savez ce qu’il faut rechercher et où le rechercher, il est temps d’examiner comment tirer le meilleur parti du processus d’inscription à un événement. Veillez à suivre les conseils suivants.

1. L’enregistrement doit être simple

Plus les gens doivent noter de choses, moins ils sont susceptibles de finir par acheter quelque chose. L’inscription doit être aussi simple que possible : ne demandez que le strict minimum.

Conseil : utilisez un outil comme JotForm pour créer des formulaires d’inscription personnalisés.

2. Collectez les données dont vous avez besoin

L’enregistrement doit être simple, mais cela ne signifie pas que vous devez renoncer à des données précieuses. Assurez-vous de collecter toutes les données dont vous aurez besoin à l’avenir.

Conseil : utilisez ce guide pour savoir comment procéder pour recueillir les informations les plus importantes sur vos invités.

3. Fournir des informations claires sur le billet

Incluez autant d’informations que possible sur l’événement ou le site d’inscription, afin que vos invités sachent où va leur argent. Veillez également à faire figurer les informations essentielles sur les billets eux-mêmes.

4. Appel à l’action

Ne partez pas du principe que les personnes intéressées par votre événement connaissent toujours leur chemin. Veillez à inclure des appels à l’action efficaces pour augmenter vos chances de vendre des billets.

Conseil : inspirez-vous de cette liste de 31 appels à l’action et apportez les modifications nécessaires.

5. Intégrer les médias sociaux

Les amis amènent d’autres amis. Vous devez encourager vos invités à faire passer le mot. Faites également en sorte qu’il soit possible d’acheter des billets directement à partir de Facebook.

Conseil : utilisez le guide complet de Hootsuite sur l’utilisation des médias sociaux pour les événements.