Qu’est-ce que la réunion de lancement ? Il s’agit tout simplement d’un outil très utile pour démarrer un projet du bon pied. Particulièrement populaire parmi les professionnels du marketing aux États-Unis, qui en organisent une avant chaque nouvelle campagne.

Une réunion de lancement peut inclure uniquement l’équipe qui participera au projet ou également le client et, au cours de cet événement, les bases du travail qui sera effectué sont posées, en établissant des objectifs et en dessinant des lignes directrices.

Cette phase préliminaire peut faire la différence entre un projet réussi, avec des attentes raisonnables et des phases opérationnelles précisément identifiées, et un projet voué à l’échec, avec des objectifs irréalistes. En Italie, la pratique des réunions de lancement est encore relativement peu répandue, mais le nombre d’entreprises qui en reconnaissent l’utilité est en augmentation.

Plusieurs entreprises ont déjà exprimé le besoin d’organiser des événements de ce type. L’un des événements les plus récents qui a été organisés était une double réunion de lancement pour Techedge, pour les bureaux de Milan et de Rome.

C’est ainsi qu’est organisée une réunion de lancement.

Objectifs d’une réunion de lancement

Vous pouvez imaginer une réunion de lancement comme le moment où une équipe sportive se rassemble juste avant une compétition. C’est un moment suspendu, la véritable épreuve n’a pas encore commencé, mais l’esprit est déjà celui de la compétition. L’équipe compare ses notes, les rôles sont rétablis, les objectifs sont réitérés, afin de savoir avec certitude que chacun repartira avec les mêmes notions, les mêmes idées sur les objectifs à atteindre, et une acceptation collective de la stratégie convenue.

Si nous voulons changer de métaphore, nous pouvons comparer une réunion de lancement au moment où un orchestre s’accorde avant un concert. C’est le bon moment pour s’écouter les uns les autres, pour s’assurer que tout le monde a la même “partition”, c’est-à-dire que le projet est compris par tous de la même manière.

Les métaphores sur le travail en équipe peuvent être nombreuses, mais le sens est clair. Avant de commencer à travailler sur un projet, une équipe composée de nombreux membres doit établir avec une certitude catégorique que les objectifs sont partagés et que chacun a un rôle clair dans la réalisation de ces objectifs. S’il y a des doutes ou des incertitudes, ils doivent être résolus pendant la réunion de lancement.

Comment organiser une réunion de lancement efficace ?

Il est important que tous les participants soient accueillis avec chaleur et enthousiasme, qu’ils aient le sentiment de faire partie de l’équipe et aussi qu’ils aient immédiatement une idée claire de l’esprit du projet. Le premier élément à véhiculer cette idée est sans aucun doute le lieu, qui doit transmettre toutes les valeurs que vous voulez associer au travail que vous vous apprêtez à faire.

Récemment, par exemple, deux réunions de lancement pour Techedge ont été organisés, l’une à Rome et l’autre à Milan, et dans les deux cas, on a demandé de ne pas utiliser les maisons historiques qui sont souvent utilisées pour les événements d’entreprise dans ces deux villes, mais de choisir des lieux modernes qui reflètent la personnalité de l’entreprise.

Pour l’événement de Milan, une structure à l’atmosphère vivante et moderne, suffisamment grande pour accueillir les 500 invités attendus a été choisie. À Rome, en revanche, le choix s′est fait sur un lieu au style post-industriel, particulièrement conforme à la personnalité de l’entreprise, mais plus petit, puisque les invités n’étaient “que” 220.

Il est important de se rappeler que la réunion de lancement n’est qu’un prélude au travail, mais qu’elle ne fait pas partie du travail proprement dit, de sorte que l’environnement et le programme de la journée doivent être agréables, détendus et absolument sans stress. Vous devez communiquer le plaisir de travailler ensemble vers un objectif commun, sans pression. Cela ne signifie pas, bien sûr, que vous devez simplement organiser une fête. Il est important d’avoir un programme bien structuré.

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Agenda

Que doit-on inclure dans l’ordre du jour d’une réunion de lancement ? Tout d’abord, un résumé des objectifs du projet. C’est un point qui mérite toujours d’être examiné, même si vous êtes absolument sûr d’être d’accord. En répétant publiquement les objectifs, vous vous prémunissez contre la possibilité que quelqu’un s’écarte plus tard des directives établies et prétende ne pas avoir compris exactement l’orientation.

Bien entendu, lorsque vous réitérez vos objectifs, n’oubliez pas de les répartir sur un calendrier précis et convenu. C’est le moment d’être honnête dans vos prévisions, et non de “vendre” le projet en créant des attentes irréalistes.

Une réunion de lancement est l’occasion idéale d’établir une communication honnête et fonctionnelle entre les différentes parties prenantes. C’est également un bon moment pour discuter de l’organisation et des processus. A quelle fréquence vous réunirez-vous ? Quels départements devront discuter de quels aspects du travail ? Quand le premier objectif sera-t-il atteint et qui sera chargé d’en évaluer la réalisation ? Ces points et d’autres seront abordés lors de la réunion de lancement, et il conviendra de les inclure également dans un courriel de synthèse qui sera envoyé à tous les participants.

Détente et socialisation

Une bonne réunion de lancement doit toujours comporter au moins un élément de “célébration” du plaisir d’être ensemble et une forme de divertissement. En plus de définir les lignes directrices du travail, ce type d’événement a également pour but d’esquisser la personnalité de l’équipe qui sera impliquée dans le projet.

Après avoir réalisé la partie strictement professionnelle, il faudra prévoir une partie de socialisation, dans laquelle les membres du groupe de travail auront l’occasion de se connaître et de socialiser de manière informelle et détendue, sans penser au travail, mais en créant des relations humaines significatives qui serviront à cimenter la coopération professionnelle.

Dans le projet de Techedge, une atmosphère détendue dès le départ a été instauré, en offrant une boisson de bienvenue et un buffet de petits fours à l’arrivée des invités, afin de créer une ambiance conviviale et informelle avant la réunion proprement dite. La restauration principale, décidément plus riche, a plutôt été mise en place après la réunion.

En effet, il est important de ne pas prendre un repas trop “chargé” avant une réunion, afin de maintenir une attention et une concentration constantes. Après la réunion, la phase de divertissement a été planifiée. À Rome, un DJ set simple mais engageant a été choie, tandis qu’à Milan, des artistes ont été engagés et ont utilisés des effets visuels plus sophistiqués pour créer un effet plus proche de celui de la vie nocturne de la ville, connue pour ses événements à la mode et sophistiqués.

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