Il est rapide de rédiger une offre d’emploi et de la publier sur un site web. Mais savez-vous quelles questions vous devez poser à un organisateur d’événements une fois l’entretien d’embauche commencé ?

Pourquoi vous devriez engager un organisateur d’événements

Il peut y avoir de nombreuses raisons de le faire. Un bon organisateur d’événements n’est pas donné, mais il vous évitera souvent de faire des erreurs qui pourraient vous coûter beaucoup plus cher.

1. Gestion du temps

Il y a beaucoup de choses à faire lorsqu’on organise un événement, et le temps est une ressource très précieuse. Un organisateur d’événements expérimenté vous fera gagner beaucoup de temps.

2. Gestion du budget

Un temps précieux, mais aussi de l’argent. Un bon organisateur d’événements peut vous aider à gérer le budget de votre événement et à négocier avec le lieu de l’événement et les vendeurs afin de conclure un accord profitable.

3. Gestion du stress

L’organisation d’événements est souvent citée comme l’un des emplois les plus stressants de la planète. Puisque vous avez déjà beaucoup de choses à penser, pourquoi ne pas laisser un professionnel s’occuper de l’excès de stress ?

Où chercher un organisateur d’événements

Maintenant que vous comprenez les avantages d’engager un organisateur d’événements, voyons où vous pouvez trouver des candidats qualifiés pour organiser votre événement.

1. Index approuvé

Approved Index est un annuaire qui propose actuellement un choix de plus de 200 organisateurs d’événements. Vous pouvez également filtrer les résultats par lieu.

2. Event.org.uk

Bien que le site event.org.uk ait l’air d’avoir été conçu par un adolescent des années 90, il contient un grand nombre de sociétés d’organisation d’événements classées par ordre alphabétique.

3. Bizzabo

Le fournisseur de logiciels Bizzabo dispose d’un vaste répertoire de sociétés de production, d’organisation et de marketing d’événements.

4. Répertoire des services d’événements

L’annuaire des services événementiels est digne de ce nom. Trouvez non seulement des organisateurs d’événements, mais aussi des fournisseurs d’équipement, des sociétés de restauration et des animateurs.

5. CrunchBase

Si CrunchBase n’est pas exactement un annuaire des organisateurs d’événements, il dispose d’une liste de plus de 650 organisateurs répartis dans toute l’Europe. Et en prime, il vous montre également diverses statistiques.

6. AEO

L’Association of Event Organisers dispose d’une liste d’organisateurs d’événements qui sont membres de l’organisation. Actuellement, il y en a plus de 80 parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Voici les questions à poser à un organisateur d’événements

Vous savez maintenant pourquoi vous pourriez avoir envie d’engager un organisateur d’événements et où vous pouvez en trouver. Jusqu’à présent, tout va bien. Décortiquons maintenant les 14 questions que vous devez poser au candidat pendant l’entretien d’embauche.

1. Quelle est votre spécialité ?

La plupart des organisateurs se spécialisent dans un type d’événement particulier, qui peut aller des mariages aux conférences d’entreprise. Assurez-vous que son domaine de spécialisation est en phase avec votre événement.

2. Quels sont les services que vous proposez ?

Assurez-vous que l’organisateur de l’événement peut répondre à tous vos besoins. Il s’agit par exemple d’engager des conférenciers et d’organiser la restauration.

3. Qu’est-ce qui est inclus dans vos honoraires ?

Déterminez ce que vous obtenez pour votre argent, et ce qui vous coûtera plus cher. Convenez d’un tarif fixe, horaire ou à la commission, et déterminez les coûts supplémentaires tels que les frais de déplacement.

4. Qui travaillera sur l’événement ?

Déterminez qui sera votre contact principal et combien de personnes seront impliquées dans l’organisation de votre événement. Découvrez qui est qui et comment vous pouvez les contacter. (Il s’agira également d’avoir des questions à poser au personnel).

5. De combien de temps avez-vous besoin ?

Le temps nécessaire au planificateur d’événements pour planifier votre événement dépend de la taille et du type d’événement, ainsi que du nombre d’événements différents sur lesquels il travaille en même temps.

6. Comment choisir le lieu le plus approprié ?

Le lieu de l’événement est souvent la plus grosse dépense dans le budget de votre événement, il est donc important que l’organisateur le choisisse avec soin. Posez cette question pour évaluer l’attention qu’il porte aux détails.

7. Avez-vous de bons contacts avec les fournisseurs ?

Choisissez un organisateur d’événements qui entretient de bonnes relations avec les vendeurs qui fournissent l’équipement, les décorations, le transport, la restauration et le divertissement. De cette façon, vous pourrez peut-être décrocher une affaire lucrative.

8. Comment allez-vous gérer le budget ?

L’argent est toujours un problème lorsqu’on organise un événement, et il est facile de perdre le contrôle du budget. Demandez à l’organisateur comment il va gérer le budget et comment il va éviter les dépenses excessives.

9. Comment allez-vous gérer le calendrier ?

Tout comme l’argent, le temps est également un facteur essentiel. C’est une question importante, car l’organisateur devra probablement s’occuper de plus d’un événement à la fois, ce qui n’est pas un mince défi.

10. Quelles sont les technologies avec lesquelles vous êtes familier ?

Il existe toute une série d’outils de gestion d’événements pour aider les organisateurs d’événements à gérer le temps, l’argent, le marketing et la billetterie. Découvrez combien votre prospect en connaît.

11. Comment allez-vous gérer la sécurité de l’événement ?

La sécurité lors d’un événement est une affaire sérieuse, et vous devrez souscrire à diverses assurances. Demandez à l’organisateur de votre événement comment il procédera à l’évaluation des risques.

12. Quelles sont vos politiques d’annulation et de remboursement ?

Comme tout autre prestataire de services, vous devez toujours savoir ce qui se passe si vous annulez un événement et devez rembourser vos clients. Veillez à le stipuler clairement dans votre contrat afin d’éviter toute surprise.

13. Avez-vous des certifications officielles ?

Les certifications ne sont pas super importantes, mais il est rassurant de voir un organisateur qui en possède. Demandez-lui ce qu’il a étudié et s’il fait partie d’une association professionnelle.

14. Comment allez-vous mesurer l’événement d’un succès ?

Enfin, il est essentiel de se mettre d’accord sur la manière dont vous allez mesurer le succès. Demandez quelles données vous allez analyser et comment vous allez intégrer les commentaires de vos clients précédents pour améliorer vos performances.

Outils d’évaluation des réponses du candidat

Il n’existe pas beaucoup d’outils spécifiques pour évaluer les réponses que vous obtenez. Cependant, il existe de nombreux outils très utiles pour évaluer les réponses que vous donnez lors d’un entretien d’embauche.

En voici quelques-unes que vous pouvez utiliser :

Commencez par demander

Il y a beaucoup de questions importantes à poser à un organisateur d’événements avant de l’engager. En lui posant toutes ces questions dès le début, vous vous épargnerez bien des maux de tête et des malentendus.

Avez-vous déjà fait appel à un organisateur d’événements ? Partagez votre expérience en laissant un commentaire !