Liste de diffusion

Chaque jour, vous recevez dans votre boîte de réception personnelle une myriade d’e-mails promotionnels provenant de différents sites et entreprises. Il y a certains de ces courriels que vous mettez immédiatement à la poubelle sans même y penser, d’autres qui vous intéressent et auxquels vous jetez un coup d’œil, et d’autres encore qui peuvent être des communications officielles que vous recevez parce que vous faites partie d’un certain groupe de travail.

Dans tout cela, une chose est sûre : aucun expéditeur ne saisira jamais, adresse par adresse, tous les destinataires individuels auxquels il veut envoyer un courriel. Les listes de diffusion sont utilisées pour simplifier cette tâche. Vous souhaitez également envoyer des courriels prédéfinis à plusieurs personnes en même temps, en évitant de perdre à chaque fois une partie de votre précieux temps ?

Très bien, poursuivez la lecture de cet article. Dans le guide d’aujourd’hui, en fait, nous allons vous expliquer comment créer une liste de diffusion, en vous montrant la procédure à suivre en utilisant Gmail, si votre boîte aux lettres était hébergée sur le célèbre service de Google, Outlook, si vous préférez gérer le courrier à partir du client, ou MailChimp, si vous voulez une gestion plus professionnelle de votre liste de diffusion. 

Informations préliminaires

Une liste de diffusion, comme son nom l’indique, est une liste, plus ou moins longue, d’adresses électroniques utilisées comme destinataires d’un courriel que l’expéditeur compose. Il existe plusieurs façons de gérer une liste de diffusion : localement, par le biais d’un programme de messagerie, ou en ligne, par le biais d’un service dédié.

Si vous utilisez Gmail pour votre courrier électronique, vous devez savoir que votre boîte aux lettres Google vous offre la possibilité de créer, rapidement et facilement, un groupe d’adresses électroniques, en leur attribuant un nom de votre choix, à taper à la place des destinataires individuels. Si vous souhaitez avoir votre propre compte Gmail personnel, nous vous invitons à consulter notre guide sur la création d’un compte Gmail.

Si votre boîte aux lettres dépend d’un autre fournisseur et que vous utilisez le client Outlook pour gérer votre courrier électronique, vous pouvez utiliser ses fonctions pour créer une liste de destinataires à qui envoyer vos messages. Si vous avez besoin d’aide pour ajouter votre compte de messagerie à Outlook, veuillez consulter notre guide sur la configuration d’Outlook.

Pour conclure, nous vous parlerons aussi de MailChimp, un service qui intègre non seulement une liste de diffusion, mais aussi une suite d’outils dédiés à l’utilisation professionnelle des données, notamment en marketing et en affaires. Nous vous en dirons plus prochainement.

Créer une liste de diffusion avec Gmail

Comme nous l’avons mentionné précédemment, si vous disposez d’un compte Gmail, la création d’une liste de diffusion est vraiment un jeu d’enfant : vous avez pratiquement fait la moitié du travail. Pour créer la liste de diffusion, en fait, vous pouvez procéder de manière très simple : tout d’abord, vous devez créer une étiquette dans votre Google Contacts (où vous pouvez insérer les adresses de tous les destinataires). Vous pouvez ensuite rédiger votre email, en tapant le nom de l’étiquette dans le champ dédié à l’insertion des destinataires. Voici tout expliqué en détail.

Tout d’abord, utilisez votre navigateur Web préféré pour ouvrir Contacts et connectez-vous avec le compte Google que vous souhaitez utiliser pour votre liste de diffusion. Ensuite, dans le menu de la barre latérale gauche, cliquez sur Étiquettes, puis sur Créer une étiquette. À ce stade, saisissez le nom que vous préférez et appuyez sur le bouton Enregistrer pour confirmer.

Vous devez maintenant ajouter les adresses électroniques des destinataires à l’étiquette que vous venez de créer. Pour ce faire, retournez dans le menu latéral gauche et cliquez sur le bouton portant le nom de l’étiquette que vous venez de créer. Vous remarquerez que l’étiquette sera toujours vide : pour ajouter les adresses électroniques, cliquez sur le bouton Créer un contact dans le coin supérieur gauche.

Immédiatement, un petit masque dédié à l’insertion des coordonnées apparaît à l’écran : la seule donnée que, compte tenu de votre objectif, vous êtes obligé d’insérer est l’adresse électronique. Vous pouvez ensuite décider, à votre gré, si et quels autres champs du masque il convient de remplir. Vous pouvez répéter cette opération jusqu’à ce que vous ayez saisi tous les destinataires.

Une fois que vous avez fini de saisir les destinataires, vous pouvez vous consacrer à la rédaction de l’e-mail à leur envoyer. Nous allons maintenant vous expliquer comment le faire aussi bien depuis un ordinateur que depuis un smartphone ou une tablette.

Depuis le PC

Si vous souhaitez effectuer cette opération depuis votre PC, il vous suffit d’utiliser votre navigateur Web pour ouvrir Gmail, en vous assurant que vous êtes connecté au même compte que celui utilisé à l’étape précédente. Pour composer votre message, cliquez sur le bouton Écrire dans le coin supérieur gauche. Dans le coin inférieur droit de l’écran, une boîte apparaît, consacrée à la rédaction de l’e-mail à envoyer : remplissez le champ Objet et le corps du message comme s’il s’agissait de n’importe quel autre e-mail.

Avant d’envoyer le message, sélectionnez l’étiquette précédemment créée comme destinataire en tapant, dans le champ À, le nom de l’étiquette en question et en cliquant sur la suggestion automatique qui apparaît en bas. Vous remarquerez immédiatement que, d’un seul coup, le champ du destinataire est rempli de toutes les adresses électroniques faisant partie de l’étiquette. Si vous voulez vous assurer que les destinataires ne peuvent pas être au courant des autres adresses électroniques auxquelles le message a été envoyé, supprimez les destinataires du champ À et mettez-les dans le champ Ccn (copie carbone cachée), en utilisant l’étiquette exactement comme vous venez de le faire.

Lorsque votre courriel est prêt, envoyez-le en utilisant le bouton bleu Envoyer. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer certains destinataires de votre étiquette, il vous suffit de retourner dans Contacts, de sélectionner l’étiquette, puis de cliquer sur le bouton Créer un contact pour ajouter un nouveau destinataire ou, pour supprimer un destinataire, de localiser la ligne correspondante, de cliquer sur le bouton Autres actions en bas de la ligne et de sélectionner Supprimer de l’étiquette. Ainsi, lors du prochain courriel que vous enverrez à cette liste de diffusion, les destinataires seront mis à jour avec les changements que vous venez d’effectuer.

Smartphone et tablette

Malheureusement, pour l’instant, vous ne pouvez utiliser la liste de diffusion qu’à partir de la version web de Gmail, mais pas par l’intermédiaire de l’application officielle Gmail, qui peut être téléchargée gratuitement sur l’Android Play Store ou l’App Store pour iPhone et iPad.

Si vous devez envoyer des courriers électroniques à partir de l’application, vous devez procéder comme s’il s’agissait d’un courrier électronique traditionnel : vous devez saisir manuellement tous les destinataires dans le champ “À” ou, éventuellement, dans le champ “Ccn”, si vous ne voulez pas que les destinataires voient les adresses électroniques de tout le monde. Si vous voulez plus de détails sur la façon d’envoyer un e-mail à plusieurs personnes via l’application Gmail, lisez mon tutoriel dédié.

Créer une liste de diffusion avec Outlook

Même Outlook, le célèbre client de messagerie pour Windows, macOS et les appareils mobiles, fournit des outils très simples pour la création de la liste de diffusion. Voyons comment agir aussi bien depuis un ordinateur que depuis un smartphone ou une tablette.

Depuis le PC

Si vous voulez agir depuis votre PC, ouvrez d’abord Outlook (si vous ne l’avez pas encore installé, découvrez comment le faire en suivant mon tutoriel) et, en bas à gauche, cliquez sur le bouton dont l’icône représente deux silhouettes de personnes côte à côte. Dans l’écran qui s’ouvre, vous trouverez, en haut à droite, le bouton Nouveau groupe de contacts : cliquez dessus et saisissez le nom que vous souhaitez, dans le champ Nom de la fenêtre que vous venez d’ouvrir.

Toujours dans cette nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter des membres, puis sur le bouton Nouveau contact électronique dans le menu déroulant qui apparaît à l’écran, pour ajouter de nouvelles adresses électroniques à votre liste de diffusion. Une autre petite fenêtre s’ouvre alors à l’écran, où vous devez saisir le nom d’affichage et l’adresse électronique du destinataire : si vous ne souhaitez pas attribuer de nom, utilisez simplement l’adresse électronique dans les deux champs. Pour confirmer votre entrée, appuyez sur OK. Suivez à nouveau ces étapes pour ajouter toute autre adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer vos messages. Lorsque vous avez terminé votre saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer dans le coin supérieur droit.

Si vous utilisez un Mac, la procédure est très similaire : après avoir sélectionné les personnes, dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Nouvelle liste de contacts dans le coin supérieur droit et saisissez le nom que vous souhaitez donner au groupe. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter et saisissez l’adresse électronique que vous souhaitez ajouter à la liste. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour commencer à envoyer des courriels à la liste de destinataires que vous venez de créer, revenez à l’écran principal d’Outlook et sélectionnez, en bas à gauche, le bouton dont l’icône représente une enveloppe fermée. Pour composer votre message, cliquez ensuite sur le bouton Nouveau courriel dans le coin supérieur gauche.

Maintenant, remplissez l’objet et le corps du texte de manière traditionnelle et, en ce qui concerne les destinataires, tapez le nom du groupe créé précédemment dans le champ À : il suffit d’entrer les initiales et de cliquer sur la suggestion qui apparaît en bas. Dans ce cas, le nom du groupe est ajouté aux destinataires. Pour voir réellement quelles adresses électroniques sont incluses dans ce groupe, cliquez sur le bouton à gauche du nom du groupe et confirmez l’opération en répondant OK à l’avertissement qui apparaît à l’écran.

Si vous voulez empêcher les destinataires de votre message de voir les informations des autres destinataires, appuyez sur Cc, placez le curseur dans le champ Ccn de la fenêtre qui apparaît et double-cliquez sur le nom du groupe que vous venez de créer. Pour confirmer, appuyez sur OK et, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Envoyer.

Pour mettre à jour votre liste de diffusion, retournez à vos contacts via le bouton qui montre les deux personnes côte à côte et double-cliquez sur le nom du groupe : une fenêtre identique à celle que vous avez vue lors de la création de la liste s’ouvrira : de là, vous pourrez suivre les étapes que nous vous avons montrées précédemment. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux destinataires ou en supprimer certains, vous pouvez les sélectionner dans la case ci-dessous, puis cliquer sur Supprimer le membre. À chaque prochain courriel que vous enverrez à la liste de diffusion, les destinataires seront informés de vos dernières modifications.

Smartphone et tablette

Malheureusement, à l’heure actuelle, l’application mobile Outlook, qui peut être téléchargée gratuitement sur Play Store, pour les smartphones et tablettes Android, et App Store, pour l’iPhone et l’iPad, ne comprend pas de fonction de liste de diffusion ou de dynamique de groupe similaire à ce que nous vous avons montré pour la version PC, car une fonction similaire, appelée Groupes, n’est disponible que pour les propriétaires d’un abonnement d’entreprise à Office 365.

Comme nous l’avons déjà vu dans le cas de Gmail mobile, vous pouvez contourner le problème en saisissant manuellement les destinataires de votre courrier électronique : appuyez sur le bouton avec une icône en forme de crayon, en bas à droite. Maintenant, composez l’objet et le corps de votre courriel normalement, puis, entrez tous les destinataires dans le champ À ou dans le champ Ccn si vous ne voulez pas qu’ils soient visibles pour les autres personnes impliquées dans la conversation. Lorsque vous êtes prêt, envoyez votre message en appuyant sur la flèche située dans le coin supérieur droit.

Créer une liste de diffusion avec MailChimp

MailChimp est un service professionnel de gestion de listes d’adresses grâce auquel vous pouvez envoyer des lettres d’information ou des courriels promotionnels à l’aide de modèles prédéfinis et attrayants. Grâce à MailChimp, vous pouvez gérer les utilisateurs de votre liste de diffusion de manière centralisée, en important les adresses électroniques des destinataires et en ajoutant un bouton sur votre site Web qui permet aux nouveaux utilisateurs de s’inscrire.

Les messages à envoyer peuvent être embellis à l’aide d’éléments graphiques avancés, en programmant également l’envoi d’e-mails afin d’intégrer cet outil dans votre stratégie de marketing. MailChimp est un service proposé gratuitement, mais certains plans premium sont nécessaires pour débloquer les fonctionnalités les plus avancées.

Compte créatif MailChimp

Pour commencer à utiliser MailChimp, vous devez tout d’abord créer un compte : pour ce faire, rendez-vous sur le site officiel du service et cliquez sur le bouton S’inscrire gratuitement en haut à droite. L’inscription est très simple et les données requises sont peu nombreuses : une adresse électronique, un nom d’utilisateur (qui peut également être identique à l’adresse électronique) et un mot de passe.

Une fois que vous avez saisi vos informations, cliquez sur le bouton “Commencer”. Ensuite, vérifiez l’adresse e-mail que vous avez fournie lors de l’inscription, ouvrez l’e-mail de confirmation que vous venez de recevoir de MailChimp, et cliquez sur le bouton Activer le compte situé juste en dessous de votre nom d’utilisateur. Dans certains cas, après avoir cliqué sur le bouton, vous serez redirigé vers une page web qui nécessite une vérification supplémentaire : si tel est le cas, cliquez sur le bouton “I’m Not A Robot”.

L’assistant de configuration de votre compte MailChimp commence maintenant. Dans les champs Prénom et Nom, saisissez respectivement votre prénom et votre nom de famille, puis appuyez sur le bouton Continuer. Répondez ensuite aux questions Quel est le nom de votre entreprise ? en saisissant le nom de votre entreprise personnelle ou professionnelle, et Quel est votre site Web ? en saisissant l’URL du site Web de votre entreprise ou, éventuellement, le lien vers votre page sociale, et confirmez en cliquant à nouveau sur le bouton Continuer.

Vous devez ensuite saisir votre adresse professionnelle, qui est nécessaire pour respecter la réglementation internationale en matière de spam. Saisissez ensuite les informations requises et poursuivez en cliquant sur le bouton Continuer. Pour répondre à la question suivante, “Disposez-vous d’une liste d’abonnés à vos courriers électroniques ?”, vous devez réfléchir à vos campagnes de courrier électronique actuelles : si vous disposez déjà d’une liste d’adresses de personnes qui se sont inscrites à une liste de diffusion que vous utilisez actuellement, répondez par l’affirmative ; sinon, répondez par la négative, puis, une fois encore, poursuivez en cliquant sur le bouton “Continuer”.

À ce stade, vous pouvez choisir de relier vos comptes Facebook et Twitter si vous le souhaitez. Procédez ensuite en utilisant le bouton Continuer. Enfin, cliquez deux fois sur le bouton “Pas maintenant” : vous éviterez ainsi de répondre à d’autres questions et conserverez votre abonnement gratuit au service. Enfin, avant de terminer la procédure en cliquant sur le bouton “Let’s Go !”, choisissez de vous abonner ou non à la newsletter bihebdomadaire de MailChimp en utilisant la zone de texte appropriée.

Créer une liste de destinataires

Maintenant que la configuration est terminée, vous pouvez commencer à utiliser MailChimp. Tout d’abord, vous devez créer une liste de destinataires à qui vous souhaitez envoyer vos e-mails : cliquez sur le bouton Listes dans la barre supérieure de la page, puis sur le bouton Créer une liste dans le coin supérieur droit, et enfin sur Créer à nouveau une liste, dans la boîte d’information grise qui apparaît à l’écran.

Vous devez maintenant entrer quelques informations sur la liste : Le nom de la liste, qui est le nom de la liste qui sera affichée par les destinataires ; L’adresse électronique de l’expéditeur par défaut, l’adresse électronique d’où doit provenir le courriel et à laquelle les destinataires répondront ; Le nom d’origine par défaut, le nom de l’expéditeur qui sera affiché, les informations de contact et un certain nombre de paramètres que vous pouvez gérer à votre guise, notamment la confirmation de l’abonnement pour les destinataires, l’inclusion des champs GDPR (règlement européen sur la protection des données) et la possibilité de recevoir un résumé quotidien des activités ou une notification unique lorsqu’une personne s’abonne ou se désabonne de la liste.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer. Pour importer les premières adresses électroniques auxquelles envoyer votre liste de diffusion, cliquez sur le bouton Importer des contacts, juste en dessous de la rubrique Vous n’avez aucun contact. Vous pouvez choisir d’importer les contacts à partir d’un fichier ou de votre carnet d’adresses Google et d’autres services partenaires : le plus simple est de créer un petit fichier TXT avec le banal bloc-notes et de copier-coller toutes les adresses électroniques, en veillant seulement à les avoir les unes en dessous des autres.

Une fois que vous avez votre fichier, sélectionnez la première des options proposées, appuyez sur le bouton Suivant en bas à droite, puis cliquez sur le bouton Parcourir et naviguez pour localiser le document que vous venez de créer, puis confirmez en cliquant à nouveau sur Suivant, en bas à droite. Pour terminer l’insertion, cliquez sur le bouton Importer en bas à droite.

Rédaction et envoi d’e-mails

Il est maintenant temps d’envoyer votre premier courriel à la liste que vous avez créée : cliquez sur le bouton Créer, en haut à droite, sélectionnez Courriel, entrez le nom que vous voulez donner à votre courriel dans la zone de texte et procédez en cliquant sur Commencer, en bas. Maintenant, suivez le schéma que la page web propose : pour sélectionner les destinataires, cliquez sur le bouton Ajouter des destinataires, puis sélectionnez la liste que vous avez créée précédemment, dans la liste déroulante et appuyez sur Enregistrer pour confirmer. Le champ de l’expéditeur sera maintenant automatiquement rempli avec les données que vous avez indiquées lors de la configuration de la liste.

Le troisième champ requis concerne l’objet de votre courriel : cliquez sur le bouton Ajouter un objet, puis saisissez l’objet dans la zone de texte située juste en dessous du mot Objet et confirmez en cliquant sur le bouton Enregistrer. Enfin, pour procéder à la rédaction proprement dite de votre courriel, cliquez sur le bouton “Design Email”.

La page consacrée au choix du modèle s’ouvre alors : trouvez celui qui convient le mieux au contenu que vous allez rédiger et cliquez dessus. Pour modifier la mise en page de votre courriel, faites glisser les objets qui se trouvent dans le panneau de droite : vous pouvez choisir entre du texte, des images, des films et des boutons interactifs. Pour supprimer un bloc de votre courrier électronique, placez le curseur de la souris dessus, repérez l’icône de la corbeille et cliquez d’abord sur le bloc, puis sur le bouton Supprimer pour confirmer.

Si, en revanche, vous souhaitez simplement modifier le contenu d’un bloc, utilisez son icône de stylo, apportez vos modifications dans le panneau de droite et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Lorsque vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur le bouton “Enregistrer”.

Évidemment, nous ne vous avons montré qu’une petite partie des fonctionnalités que MailChimp met à votre disposition : si vous voulez essayer ce service plus en détail, consultez notre guide sur le fonctionnement de MailChimp pour découvrir, en détail, comment gérer les utilisateurs et comment envoyer vos newsletters.